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在外贸开发信上,如何防止邮件进入客人垃圾箱

分类:网店知识 Tags: 外贸开发信 邮件 垃圾邮件 评论:2 浏览:7683 最近更新时间:2012/3/6 11:25:05

接下来讲解陌生邮件为什么会进入垃圾箱,大家在看完后就会明白为什么自己发的邮件都进了垃圾箱或者被退信:

1、发件人邮箱:用来发送邮件的邮箱
很多用户指定一定要用自己的企业邮局发送开发信,如果发送几封当然是没有问题的,如果发送多一点同样的邮件,结局肯定是邮箱账号被hotmail、gmail、yahoo等服务商加入黑名单观察,观察期间发送一切的邮件都进入垃圾箱。用多个企业邮箱账号去发送也是不行的,因为你虽然换了账号,但是域名是一样的,都是一家里面出去的孩子,对方很容易识别出来,再者国内的很多企业邮件非常不专业,部分甚至连国外服务器都没有,与hotmail、yahoo、gmail之间的信任协议都更加不用说了。
各大免费邮箱之间都有信任协议,试想hotmail可以屏蔽你的企业邮局的所有邮件,但是不可能屏蔽gmail的所有邮件的,建议使用企业邮局配合免费邮箱账号循环发送,这样不但可以拉长同一个账号发送邮件的时间间隔,也可以很大程度的提高邮件达到率,免费邮箱账户发信都有一定的发送时间限制和数量限制,比如gmail的一天最多可以发送250封邮件,一个小时最多发送100封邮件左右,也就是说只要使用gmail邮箱发信不管是否相同的发信账号,两封邮件时间间隔是36秒。如果全部使用gmail 的账号发送邮件就会非常慢,而且很容易被屏蔽,如果使用不同的免费邮箱账号循环发送就可以提高工作效率,比如我使用hotmail,yahoo.com.cn,gmail,企业邮局4个账号循环发信,发送时间间隔设置8秒,gmail同样可以达到36秒的时间间隔,而这36秒实际上已经发送了4封邮件。

2、发送邮件的主题和内容
邮件主题和内容应该不停的切换,这样才不会被邮件系统检测到千篇一律的邮件。邮件主题和内容应当尽量避免优惠、免费、赠送等垃圾邮件特征字样。陌生邮件(开发信)应当尽量屏蔽图片、超链接(带www的网站地址)、邮件里面大量的联系方式(客户到底应该回到哪个邮箱?)。
多主题多内容规则为,假如添加了主题A/B/C/D/E,添加了邮件内容a、b、c、d、e,那么在发信的时候有可能组合成,Aa、Ab、Ac、Ba、Bb、Cd、Ea等。发送到达率至少高20倍以上。

3、发送邮件的客户端IP
每台上网的电脑都有一个唯一的全球互联网IP,IP跟手机号码或者电话号码是差不多的概念,这个IP同样会影响邮件的到达率,如果不是发送非常大量的邮件影响稍微小一点。因为hotmail等邮件服务商对短时间内来自同一个IP的邮件是有限制的;
这里还有一个误区,现在很多企业都是共享上网的,概念跟400内部电话差不多,整个公司只有一个公网IP地址,假如公司有20个外贸业务员,同一个公司的业务员写的开发信基本上都是差不多的,还有可能内部共享开发信所有的业务员都是用一样的开发信内容,假如20个业务员每天发送100封开发信,那么实际上这个公司的IP每天就会向外网发送2000封类似的邮件,结果大部分都进了垃圾箱,还有可能导致企业邮箱账号被加入黑名单观察。

4、接收人邮箱
邮件接收方邮箱是指邮件发送对象,这里尽量避免所有的邮箱账号都是同一种类型的,比如所有的接收人邮箱账号都是hotmail的,短时间内不停的向hotmail投递邮件,结果肯定进垃圾箱的,一般情况在网上搜索或者购买的邮件地址列表都会包含各种不同的邮箱地址。如果有大量相同的类型的邮件地址排列在一起,比如hotmail的邮箱地址全在一堆了,应当用软件将邮箱地址混合打乱。

5、发送邮件的方式
发送邮件的方式主要有2种
A、网页在线发送,发送速度慢,小量发送到达率高,发送多了容易被封号;
B、foxmail、outlook主流邮件客户端发送,outlook是微软官方的邮件客户端,
foxmail 是国外收购的主流邮件客户端,选择一款大众的,完全符合邮件传输
协议的邮件客户端对提高邮件的到达率至关重要,很简单的一个道理,hotmail可
能会屏蔽市面上邮件发送软件特征码,但是绝对不会屏蔽outlook、foxmail特征码
没有任何一个邮件服务提供商会去挑战国内上千万的用户群。

避免电子邮件进垃圾箱应该注意的几点
人们都恨垃圾邮件,垃圾邮件过滤器就是阻止不友好邮件而存在的。企业在进行邮件营销过程中经常碰到此类问题:邮件老是进垃圾箱。是什么原因造成的呢,怎样改善?

首先要了解邮件被定为垃圾邮件的原理和过程。过滤垃圾邮件通常用计分制。 垃圾邮件过滤器有一个垃圾邮件特征列表,企业发送的邮件可能符合其中一个或多个特征,过滤器会给邮件打分,如果分值足够高,那邮件会被过滤为垃圾邮件。

以下是根据垃圾邮件特征总结的注意事项:
1. 文字和图片数量
发送的电子邮件包含太多的图片是造成邮件进垃圾箱最常见的原因。 尤其是邮件内容只有一个大的图片几乎没有任何文字,这样更容易进垃圾箱。 所以应该平衡设置文字和图片的数量。
2.敏感词
有些特定的词或短语会被垃圾邮件过滤器扣分。比如“买即送现金或100%免费”,或大量使用“机会”或“点击此处”等字样,就算是许可的会员邮件也会遭遇进垃圾箱。
3.标点符号
不要热情过度! 邮件中太多的惊叹号一定会被扣分,还有大量使用引号也会有相同问题。
4.邮件主题
过长的邮件主题有时也会被扣分。 语言和标点符号的问题很大程度上与此有关,所以邮件主题避免敏感词和惊叹号。
5.文本格式
电子邮件文本格式不能太花俏。 太多加大加粗字体,颜色鲜艳的文字都有可能被扣分。 也要避免邮件字体太大和全部用大写字母拼写(英文情况下)。 记住,从设计的角度来看,少即是多。
6.链接数量
邮件中太多链接也属于垃圾邮件特征。 如果你要放大量的链接在邮件中,应该考虑下是否有这个必要,最好清除一些。
7.HTML质量
HTML质量差的邮件会很容易被过滤器认定是垃圾邮件。
8.纯文本
邮件内容如果是纯文本的,发送到收件箱的机会更大

要找到减少邮件进入垃圾箱的方法,首先就要对邮件服务器定义垃圾邮件的评判标准做一定的了解。邮件服务器通常利用评分制来判断是否垃圾邮件。一般的邮件服务器都带有一个列表,记录了垃圾邮箱所常常具备的一些特征,当然这个特征库是不断更新完善的。对于发送来的邮件,邮件服务器会判断其是否与某个或几个 特征相吻合,并根据结果对邮件进行评分,假如得分较高的话,很不幸,你的邮件可能被归入了垃圾邮件的行列。

根据上述评判垃圾邮件的特征库,现总结了以下应对措施,希望对邮件营销的朋友有一定帮助:

一)发送什么格式的邮件更容易成功?与普通文本格式相比,很多人热衷于HTML格式,因为后者图文并茂,漂亮。但是群发邮件最终是要看多少达到客户邮箱,而HTML格式,尤其是带大量大幅图片的网页格式邮件十分容易被过滤的。与之相反,普通的文本内容则进入收件箱的几率更大,因为大部分的正常发送的邮件均为普通文本内容。

二)如果你发送的是HTML网页格式邮件,那么HTML的代码质量非常关键,最好用尽可能简单的、规范的HTML代码。如果HTML编写的质量不佳的话,被邮件服务器判为垃圾邮件的几率就会非常大。

三)很多人喜欢在邮件内容里加入大量的链接,恨不得将整个网站的首页内容全部照搬上去。岂不知,邮件服务器不喜欢过多的链接,在邮件内容里放置链接的前,要充分考虑是否十分必要,只有必要的链接才放置进去,总之,链接能少则少,越少越不容易被过滤。

四)邮件内容要简介明了,一句话,越简单越好。尽量不要设置过多的文字格式、过多的颜色,整个内容花里胡哨,最后被邮件服务器一枪给毙掉了。所以尽量不要用过多加大、加粗的文字,如果你的邮件是英文内容,尽量不要全部用大写字母,这样才能增大进入收件箱的机会。

五)平时与人交谈大家最忌啰嗦,邮件的标题也是这样。应尽量不要用过长的邮件标题,有什么话,放到内容里去说,邮件的标题是画龙点睛之笔,应简洁明了,突出重点。还有不要在标题上用夸张的煽情语言,尽量不要用感叹词,你讲得过瘾了,最后被邮件服务器一枪又给毙掉了,岂不白费力气。

六)撰写邮件内容和平时写文章不一样,不能随心所欲,任意发挥,要尊重邮件服务器的过滤规则,其中标点符号的运用就是其中要注意的一点,慎用惊叹号,邮件服务器认为,惊叹号就是天生为广告服务的,过多的使用惊叹号,很容易被视为垃圾邮件。另外似乎过多的引号也容易触发过滤器,也应该尽量少用。

七)再者就是注意邮件内容里的敏感词,虽然邮件服务器对于敏感词的顾忌没有手机短信群发那么变态,但是书写邮件内容时,避免一些显而易见的敏感词、广告语还是必要的,至于那些是敏感词,看看四周铺天盖地的广告就知道了。

八)邮件的内容到底多长才合适呢?内容里最多能放多少图片呢?这个没有标准答案,只有参考答案:即越简单越好,图片越少越好。过长的内容,过多的图片,尤其是整个邮件内容里只有一样大图片,没有文字内容,被毙掉的可能性极大。所以一定要尽量控制邮件的内容大小,平衡文字与图片的布局与搭配。

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